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August 2013: Gelangensbestätigung – jetzt aktiv werden

 
Laut der  „11. Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung“ müssen deutsche Lieferanten spätestens ab 1. Oktober 2013 nachweisen, dass die Gegenstände tatsächlich im EU-Ausland angekommen sind.

Am 22. März 2013 hat der Bundesrat grünes Licht für die „Elfte Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung“ gegeben. Brisanter Inhalt dieser Verordnung: Die neuen Nachweisvorschriften, damit innergemeinschaftliche Lieferungen bei Warenlieferungen an im EU-Ausland ansässige Unternehmer umsatzsteuerfrei bleiben. Danach müssen deutsche Lieferanten spätestens ab 1. Oktober 2013 nachweisen, dass die Gegenstände tatsächlich im EU-Ausland angekommen sind. Die gute Nachricht: Der Nachweis muss nicht zwingend durch die viel kritisierte Gelangensbestätigung erbracht werden.

Den Stichtag 1. Oktober 2013 sollten sich Unternehmer, die regelmäßig Waren an Unternehmer mit Ansässigkeit im EU-Ausland verkaufen, rot im Kalender anmerken. Denn eine erneute Übergangsregelung der eigentlich seit 1.1.2012 geltenden neuen Nachweisführung ist nicht geplant. Unternehmer sollten deshalb bereits heute aktiv werden und bis zum Starttermin prüfen, ob sich mit der Gelangensbestätigung oder mit anderen Nachweisen belegen lässt, dass die Ware im EU-Ausland angekommen ist

Drei Grundsätze zur Gelangensbestätigung

In der am 22. März 2013 verabschiedeten Verordnung finden sich drei grundlegende Aussagen zur Gelangensbestätigung., die Unternehmer bei ihren Vorbereitungen unbedingt beachten sollten:
  • Wahlrecht: Der Nachweis, dass die Ware bei der innergemeinschaftlichen Lieferung tatsächlich ins EU-Ausland gelangt ist, „kann“ durch die Gelangensbestätigung nachgewiesen werden. Es dürfen jedoch auch alternative Nachweismöglichkeiten gewählt werden.
  • Starttermin: Die neuen Nachweisregelungen zur Gelangensbestätigung sind ab 1. Oktober 2013 zwingend anzuwenden. Bis zum 30. September 2013 wird es nicht beanstandet, wenn die Buch- und Belegnachweise nach der bis Ende 2011 gültigen Rechtslage erbracht werden.
  • Liefervariante: Ob die Gelangensbestätigung zum Einsatz kommt oder andere Nachweismöglichkeiten, hängt davon ab, ob die Ware ins Ausland befördert oder versendet wird. Denkbar sind bei der Beförderung die Eigenbeförderung und die Abholfahrt sowie bei der Versendung die Warenbewegung durch einen Kurier, durch eine Spedition oder durch die Post.

Diese Angaben muss die Gelangensbestätigung erhalten

Unabhängig davon, ob sich ein Unternehmer bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ab 1. Oktober 2013 für die Gelangensbestätigung oder für eine anderen Nachweisvariante entscheidet, gelten bestimmte Mindestangaben.
  • Namen und Anschrift des Abnehmers (= Unternehmen im EU-Ausland)
  • Wie bei jeder normalen Rechnung auch die handelsübliche Bezeichnung und die Menge der gelieferten Ware. Bei Fahrzeugen im Sinn des § 1b Abs. 2 UStG erwartet das Finanzamt zusätzlich die Angabe der Fahrzeug-Identifikationsnummer.
  • Es muss der Ort und der Monat des Erhalts der Ware schriftlich festgehalten werden.
  • Bei Abholung der Ware durch den Abnehmer, muss dieser nachträglich bestätigen, dass die Ware tatsächlich ins EU-Ausland gelangt ist.
  • Das Datum der Ausstellung der Gelangensbestätigung oder der anderen Nachweispapiere.
  • Die Unterschrift des Abnehmers oder eines Beauftragten. Bei elektronischer Übermittlung ist keine Unterschrift erforderlich, wenn der Abnehmer aus den anderen Papieren zu entnehmen ist.
Tipp: Die Gelangensbestätigung wird seit Jahren kritisiert. Doch wer sich an die Muster der Gelangensbestätigung der Finanzverwaltung hält, geht keinerlei Risiko ein, weil in dieser Gelangensbestätigung alle Vorgaben auf zwei Seiten berücksichtigt werden. Lässt die Unternehmenspraxis es zu, empfiehlt sich die Nachweisführung bei der innergemeinschaftlichen Lieferung nach der Gelangensbestätigung. Muster der Finanzverwaltung finden Sie in drei Sprachen bei der IHK Rhein-Neckar.


Verschiedene Nachweisvarianten der innergemeinschaftlichen Lieferung

Unternehmen müssen nicht zwingend ab 1. Oktober mit der Gelangensbestätigung nachweisen, dass die Ware bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung tatsächlich ins EU-Ausland gelangt ist. Welche Alternativen möglich sind, hängt davon ab, ob die Ware bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung befördert oder versendet wird.

Bei der Eigenbeförderung (z.B. mit firmeneigenen Lkw) empfiehlt sich die Verwendung des Musters der Gelangensbestätigung der Finanzverwaltung (siehe z.B. bei IHK Rhein-Neckar). Holt der Abnehmer die Ware selbst ab, darf die Gelangensbestätigung natürlich erst am Ende der Abholfahrt ausgestellt werden.

Tipp: Um den Abnehmer zu motivieren, die Bestätigung über das Gelangen der Ware ins EU-Ausland zu erbringen, planen viele Unternehmer das Einräumen von Vergünstigungen beim nächsten Kauf (Gutschein, Naturalrabatt, etc.).


Nachweisführung zur innergemeinschaftlichen Lieferung bei Versendung durch Spedition

Als Alternative zur Gelangensbestätigung kommen bei der Versendung der Ware als innergemeinschaftliche Lieferung durch eine Spedition – egal ob vom Lieferanten oder vom Abnehmer beauftragt – folgende Nachweise in Betracht:
  • Frachtbrief: Es genügt als Nachweis für die Umsatzsteuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung der handelsrechtliche Frachtbrief (§ 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1a UStDV i.d.F. ab 1.10.2013).
  • Konnossement: Der Nachweis kann auch durch ein Konnossement oder durch Doppelstücke des Frachtbriefs oder den Konnossements erbracht werden.
Tipp: Der Frachtbrief oder das Konnossement müssen die Unterschriften des deutschen Unternehmers und die Empfangsbestätigung des Abnehmers enthalten. Die Unterschrift des Spediteurs ist nicht nötig.

Der Nachweis, dass die Ware ins EU-Ausland gelangt ist, kann auch durch eine Bescheinigung des Spediteurs erfolgen (§ 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1b UStDV i.d.F. ab 1.10.2013)


Alternative Nachweisführung bei innergemeinschaftlichen Lieferung durch Kurierdienst

Bei Einschaltung eines Kurierdienstleisters kommen anstatt der Gelangensbestätigung als Nachweis folgende Unterlagen in Betracht (§ 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1c UStDV i.d.F. ab 1.10.2013):
  • Vorlage der schriftlichen oder elektronischen Auftragserteilung des Kuriers und
  • Protokoll des Kurierdienstleisters, das den Transport bis zur Ablieferung beim Kunden im EU-Ausland lückenlos dokumentiert (sog. Tracking-and-Tracing-Protokoll).

Nachweisführung zur innergemeinschaftlichen Lieferung bei Versendung durch Postdienstleister

Bei Postsendungen an Kunden im EU-Ausland würde die Gelangensbestätigung nicht zum gewünschten Ziel führen. Bei der Versendung der Ware über einen Postdienstleister kommt folgende Nachweisführung in Betracht (§ 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1d UStDV i.d.F. ab 1.10.2013):
  • Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Postsendung und
  • Nachweis über die Bezahlung der Lieferung.
Tipp: Es genügt bei Versendung als innergemeinschaftliche Lieferung durch einen Postdienstleister jedoch auch, wenn wie bei Versendung durch einen Kurier die Auftragserteilung und das Tracking-and-Tracing-Protokoll als Nachweis aufbewahrt werden.


Gelangensbestätigung zur Chefsache machen

Die Unternehmensführung sollte in den nächsten Wochen klären, für welche Kunden die Gelangensbestätigung oder eine andere Nachweisführung ab dem 1. Oktober 2013 am geeignetsten ist.

Ganz ohne Komplikationen dürfte die Umstellung des Nachweisverfahrens nicht vonstattengehen. Denn viele unternehmerische Kunden im EU-Ausland haben wenig Verständnis dafür, Zusatzarbeiten aufgebürdet zu bekommen. Doch meist werden diese einlenken, wenn man erklärt, dass ansonsten deutsche Umsatzsteuer für die Warenlieferung in Rechnung gestellt werden muss. Die Vorsteuer würde der EU-Unternehmer nämlich nur im Vorsteuervergütungsverfahren wieder erstattet bekommen. Und dieser Erstattungsweg ist zeitaufwändig und führt bis zur Erstattung zu Liquiditätsengpässen.

Tipp: Weigert sich ein EU-Kunde also, das Gelangen der Ware ins EU-Ausland zu bestätigen, könnte die Darlegen des geschilderten Szenarios – Ausweis Umsatzsteuer in Rechnung und Vorsteuervergütungsverfahren – zu einer Besinnung des EU-Kunden führen.

Um diese Schwierigkeiten nicht erst ab 1. Oktober 2013 zu bekommen, empfiehlt es sich dringend, bereits heute aktiv zu werden und die Vorkehrungen für die Gelangensbestätigung oder die alternativen Nachweisführungen anzugehen.

Quelle: Haufe

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